Stratégie, méthodes et management : les leviers pour digitaliser une PMI.

La transformation digitale désigne tous les impacts des nouvelles technologies sur la société, les individus et les organisations. C’est une démarche devenue obligatoire pour toutes les entreprises afin qu’elles conservent leur compétitivité face à leurs marchés et à leurs concurrents. Cette démarche permet de maintenir, de retrouver ou bien encore de développer une certaine agilité. Il ne s’agit pas de se réinventer mais de recréer de la valeur et un certain dynamisme dans les processus avec l’ensemble des collaborateurs.

Les fondements de la transformation digitale :

Changement des usages : il s’agit de créer de l’engagement auprès des clients autour de la valeur du service, c’est-à-dire créer un lien avec son client ; que le client soit externe à l’entreprise ou interne (relations entre les services maintenance et production typiquement).

Les progrès technologiques : favoriser la mise en application de l’innovation industrielle pour fluidifier les processus métiers ou encore exploiter toutes les données produites par les logiciels et travailler de façon collaborative. Utiliser l’ensemble des données de l’entreprise pour améliorer chaque processus.

L’évolution du management : aligner le management avec la transformation et savoir travailler avec les nouvelles générations pour répondre à leurs attentes.

On associe évidemment transformation digitale et technologie, mais avant de parler solutions technologiques, il y a des étapes essentielles pour réussir sa transformation :

• Comment initier sa réflexion de transformation ?
• Comment s’organiser pour aborder le sujet sereinement ?
• Quels sont les sujets à traiter et quelle est la place des technologies ?

La transformation digitale est un levier de performance, à condition que la démarche soit réfléchie et structurée. Le triptyque Processus-Technologie-Management est indissociable. Il ne suffit pas d’acquérir et de mettre en œuvre de nouvelles solutions technologiques innovantes et en restez là ! Elles ne seront que très peu utilisées. Il est impératif de créer une dynamique de transformation, d’initier avec l’ensemble des collaborateurs un véritable plan de progrès :

• Créer un ou plusieurs groupes de travail pluridisciplinaires pour initier une réflexion commune (techniciens de maintenance et opérateur de production par exemple).
• Revoir de façon collaborative ses processus, ses méthodes, ses modes opératoires pour plus d’agilité.

Une démarche collaborative va susciter l’adhésion, l’objectif est d’aligner les collaborateurs sur la révision des processus.

Tout d’abord, il est impératif de nommer un référant dans l’organisation qui va porter la démarche d’optimisation sur le long terme et accompagner l’ensemble des collaborateurs. Ce peut être une personne interne à l’entreprise ou bien un consultant extérieur. Dans ce dernier cas, la neutralité et l’objectivité inhérentes à une personne extérieure à l’organisation constituent un avantage évident. En second lieu, le succès de cette démarche repose sur une méthodologie participative structurée. Il doit être initié en mode projet un parcours collaboratif avec l’ensemble des collaborateurs.

Quelles sont les étapes, les méthodes et les outils pour un construire un véritable plan de progrès ?

• Définir les objectifs avec la direction et le périmètre associé. (obligatoire pour tracer le projet et définir les priorités et les axes de travail).
• Prendre l’avis et les idées des techniciens, des opérateurs, des managers des différents services techniques et administratifs. Ainsi, les services maintenance et comptabilité sont tous deux concernés par la gestion des pièces détachées (gestion comptable des magasins, achats de pièces, etc.).
• Comprendre chaque processus, c’est-à-dire analyser en précision les forces et faiblesses, identifier les contraintes et les exigences de chaque métier.
• Favoriser la force de proposition pour noter les idées d’amélioration de chacun et les idées d’évolution.
• Etre rigoureux pour répertorier toutes les bonnes idées, que chacun s’exprime pour définir de nouveaux scénarios d’optimisation.
• Partager ces scénarios avec l’ensemble des collaborateurs pour les choisir, les valider et obtenir leur adhésion.

Cela va structurer naturellement un nouveau référentiel de fonctionnement sur lequel chacun devra s’aligner.

Formaliser collectivement ce référentiel va permettre la mise en œuvre d’un véritable plan de progrès collaboratif. Ce référentiel doit être constitué de modes opératoires et de procédures visant à optimiser les processus : maintenances préventives et correctives, arrêts machines programmés, gammes opératoires, … et être alimenté par la révision des bonnes pratiques (démarche 5S, AMDEC, TPM, Indicateurs de pilotage, etc.)

Si l’on fait un focus sur la maintenance, devenue essentielle dans l’industrie 4.0, quelques exemples d’actions :

• Analyser les défaillances et les évènements pour améliorer ses plans préventifs et réglementaires.
• Réduire la valeur des pièces en magasin en statuant sur la criticité des pièces (stock mini – stock maxi).
• Revoir les contrats de sous-traitances et de prestations.
  Envisager une collaboration plus pertinente des services maintenance et production avec plus de maintenance autonome (réalisée par les opérateurs).
• Se positionner avec son équipe pour réussir à s’améliorer.

C’est grâce à une démarche structurée centrée sur l’organisation et les processus que la mise en œuvre de nouveaux logiciels (nouvelles fonctionnalités applicatives) prend toute sa dimension et que ces nouvelles fonctionnalités applicatives amèneront de la performance.

Si vous souhaitez découvrir les enjeux technologiques pour initier une digitalisation pour les PMI, vous pouvez lire notre article. Vous y découvrirez des exemples concrets du gain de l’interconnexion des systèmes d’information.

Initier et mettre en œuvre ces changements d’organisation et de processus en allant chercher l’adhésion de chacun nécessite un management adapté. Très souvent, il doit s’opérer un changement de posture des managers. En effet, il s’agit de modifier ses pratiques de management et l’approche avec ses collaborateurs afin de transformer le management hiérarchique en management participatif pour créer de la valeur : consulter ses collaborateurs c’est susciter l’adhésion et les initiatives ! Cela permet de travailler l’esprit d’équipe et de redonner des capacités créatives aux collaborateurs. Le manager est bien évidemment au service de son entreprise mais également au service de ses collaborateurs

Ce changement est nécessaire pour prendre en compte et intégrer les comportements et les usages des nouvelles générations. Certains considèrent que les nouvelles générations peuvent être plus impatientes et plus spontanées. Elles ont souvent plus besoin d’être associées aux processus de décisions ; comprendre pour exécuter des actions, partager leurs idées et les décisions pour réaliser les missions avec intérêt. Elles sont en recherche de sens pour s’accomplir.

« Moi je fais du collaboratif ! » phrase souvent entendue et réellement pensée par le manager ou la direction qui sont convaincus sans arrière-pensée d’avoir mis en place des changements de méthodes managériales. La réalité est très différente ; on demeure souvent plus sur du commandement que sur de l’encadrement d’assistance ou de l’animation. Cette notion est très importante pour appréhender le véritable travail collaboratif.

A la responsabilité du chef, on va passer à une responsabilité déléguée favorisant l’engagement du collaborateur. Le cadre réglementaire va laisser la place à des règles définies par le groupe qui prendront en compte les réalités opérationnelles. Cela permettra d’aller d’un système basé sur l’ordre et l’obéissance (ou pas…) à un système fonctionnant sur l’adhésion et l’initiative. L’évaluation et le développement des compétences pourront alors remplacer le jugement et la sanction. A terme, l’expression prendra le pas sur la contestation, chacun devenant exigeant pour lui-même avant d’être exigeant pour les autres.

La posture hiérarchique impose une soumission aux évènements « on subit » tandis que la posture participative permet l’adaptation aux évènements « on maîtrise ».
Il est impératif de travailler sa posture et son approche collaborative. Appliquer des méthodes de pilotage de réunion, de suivi de projet et beaucoup de partage dans la communication. Dans ces conditions, la dynamique de transformation prend réellement toute sa dimension.

La transformation digitale révolutionne la performance de l’entreprise si l’ensemble des sujets est abordé avec méthodologie. En premier lieu, se donner la capacité de redéfinir une véritable stratégie pour plus d’agilité. Puis, réfléchir à de nouveaux objectifs de performance, réviser ses méthodes et définir ses axes de travail. Ensuite, choisir et mettre en œuvre de nouveaux outils technologiques. Et enfin appréhender de nouvelles postures managériales pour travailler de façon participative et asseoir la transformation digitale.

Cet article est coécrit avec Thierry Levray du cabinet conseil ACTYTUDE qui accompagne les directions générales et opérationnelles pour plus d’agilité et de performance notamment dans les projets de digitalisation. Plus d’info ici.