Comment réussir son projet GMAO ?

Nombreuses sont les entreprises à vouloir s’équiper d’une GMAO, ou encore à vouloir changer de logiciel, afin de gagner en productivité. Si le choix du produit a son importance, sa mise en œuvre et notamment la préparation du projet est cruciale afin de s’assurer que l’outil soit pleinement utilisé.

Thierry Levray du cabinet Actytude (conseil auprès des directions générales et opérationnelles, et spécialisé notamment dans le pilotage de la performance de la fonction maintenance) nous partage les clés pour réussir la mise en place d’une solution GMAO.

Au-delà des fonctions métier de gestion des activités de maintenance, une GMAO est un outil fédérateur qui permet de structurer l’activité maintenance et d’initier les échanges collaboratifs entre la maintenance et les autres services. Les fonctions de la GMAO contribuent à l’amélioration de la prise en compte des demandes et à la qualité du service rendu par le service maintenance. Parmi les objectifs d’une GMAO, on peut retenir qu’elle doit :

• Améliorer la performance et la traçabilité des travaux ;
• Favoriser la communication, planifier et historiser l’activité ;
• Dynamiser le management de la maintenance avec de la visibilité sur les indicateurs de pilotage.

Il est important de rappeler qu’une solution de GMAO permet aux techniciens de s’appuyer sur le logiciel pour valoriser leur savoir-faire technique et disposer d’une vision plus globale de leur contribution sur le bon fonctionnement des équipements.

On doit retrouver dans la GMAO, au premier jour de son utilisation :

• Le paramétrage fin du logiciel, obligatoirement associé aux process de l’organisation des activités de maintenance : type de travaux, degré d’urgence, niveau de criticité des pièces et des équipements, etc.
• L’ensemble des données exhaustives nécessaires : équipements, pièces, plans préventifs, listes des prestataires, contrats, etc.

Il faut donc se fixer cet objectif à la fois dans le choix de l’outil et dans le parcours de sa mise en œuvre, et donc travailler sur l’organisation du service maintenance et des échanges avec les autres services. La GMAO va permettre de stocker un ensemble de données sur les évènements de l’activité, mais nécessitera toujours une organisation précise qui définit les rôles et responsabilités des collaborateurs dans la saisie d’informations.

Si la décision d’acquisition d’un logiciel de GMAO ne s’associe pas à la définition et à la mise en œuvre d’un projet d’amélioration et de création de valeur, cela se traduira inévitablement par un échec. Si l’on se contente de l’installation et de la prestation de formation fonctionnelle sur le logiciel, d’expérience, le logiciel sera très peu utilisé et ne remplira pas son rôle d’outil fédérateur entre maintenance et production. Il ne contribuera pas à l’amélioration et au pilotage des activités de maintenance.

Il est impératif d’associer au projet d’acquisition d’une GMAO la mise en œuvre d’un véritable plan de progrès des activités de maintenance qui accompagnera le déploiement de la solution. C’est cela qui assurera une bonne intégration de l’outil et l’efficacité de son exploitation.

Le plan de progrès consiste à l’alignement du paramétrage et de l’utilisation du logiciel de GMAO avec les méthodes de maintenance. On doit retrouver dans le logiciel et dans son utilisation, non seulement les bonnes pratiques de maintenance, mais toutes les spécificités et les exigences de l’ensemble de l’entreprise.

A cette fin, une démarche collaborative de décloisonnement est obligatoire. Il faut constituer une équipe projet regroupant des collaborateurs de la maintenance, mais aussi des « clients » de la maintenance comme le service de production, des partenaires de la maintenance comme le service achats ou encore la comptabilité. Devront participer à la fois des managers et des collaborateurs de terrain afin de bénéficier d’une vision globale sur les besoins de chacun et d’intégrer chaque retour d’expérience.

Cette démarche collaborative est fondamentale parce qu’elle va susciter l’intérêt et l’adhésion des utilisateurs dès le démarrage du projet. Cela déclenchera leur engagement, succès de la future utilisation de la GMAO par l’ensemble des collaborateurs.

Concrètement, on peut le découper en deux grandes phases qui structureront la mise en place du logiciel.

En premier lieu, un travail collaboratif va permettre de définir les référentiels de données et les conventions de nommage de ces référentiels ainsi que l’ensemble des données à intégrer dans la GMAO. Il est très important que la codification des équipements, des pièces et autres référentiels parle à tout le monde.
On peut lister :

• La définition des conventions de nommage et la création de l’arborescence des équipements, des pièces, des fournisseurs et des prestataires ;
• La codification des pièces détachées ;
• Les contrats des prestataires externes ;
• L’identification des plans préventifs ;
• Le recensement des interventions réglementaires ;
• L’identification des autres données nécessaires (connexion avec la production, la comptabilité, les RH, etc.).

On voit d’ailleurs ici l’intérêt d’une équipe pluridisciplinaire pour mener ce projet. Par exemple, lorsque l’on travaille sur la codification des pièces détachées, les techniciens de maintenance apprécient de conserver le code du fournisseur tandis que la comptabilité ou le service achat peuvent être tentés d’utiliser le code affecté automatiquement par l’ERP. C’est typiquement durant ce travail préparatoire que les bonnes décisions sont prises afin de renseigner et de paramétrer efficacement la GMAO, ce qui rend opérationnel l’outil et facilite la compréhension des futurs utilisateurs.

On définit un plan d’action avec les collaborateurs afin d’initier une démarche structurée d’amélioration au travers de l’utilisation de la GMAO, c’est-à-dire que l’on travaille sur les modes opératoires des activités ; pour citer les plus importants :

• Procédure de création et de traitement des demandes d’intervention, notamment par les opérateurs de production ;
• Procédure de création, d’attribution et de clôture des bons de travail ;
  Planification et ordonnancement des interventions correctives ;
• Planification et ordonnancement des interventions préventives et réglementaires ;
• Gestion de la sous-traitance ;
• Gestion des demandes d’achat et des réceptions de pièces ;
  Optimisation des magasins de pièces détachées ;
• Définition des indicateurs de pilotage et contrôle de l’activité par les tableaux de bord.

Bien souvent, nous intervenons dans les entreprises quelques mois après l’achat d’une GMAO, lorsque la direction générale s’aperçoit que la solution n’est pas utilisée et que les usages entre maintenance et production n’ont pas évolués.

Il est important de considérer que l’ensemble de la démarche de préparation est complémentaire à l’achat du logiciel de GMAO car elle permet de structurer les activités de maintenance, de renseigner le logiciel et de modéliser les rôles et responsabilités des collaborateurs pour retrouver de l’agilité et de la performance. C’est le plan de progrès qui permet une intégration cohérente du logiciel au sein de l’entreprise et assure son utilisation par l’ensemble des collaborateurs.

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